Электронный документооборот — это не просто дань современной моде. Это инструмент, позволяющий повысить эффективность и, как следствие, прибыльность любого предприятия. Независимо от размеров компании сервис Star.Docs — это решение, открывающее новые горизонты для планирования, анализа и управления фирмой.
Что «умеет» сервис Star.Docs?
Практически каждый процесс на предприятии сопровождается документом. Накладные, приказы, письма контрагентам, счет-фактуры. Все это нужно создать, распечатать, отдать на подпись, передать… Занимают все бумажные процессы довольно много времени. А ведь его можно использовать с большей пользой. Например, разрабатывать новые проекты, которые принесут дополнительный доход.
Star.Docs — это инструмент, позволяющий свести затраты на документооборот к минимуму.
Создание документов
При запуске системы создаются шаблоны всех необходимых в компании документов. В последующем пользователю достаточно внести изменяющиеся данные в форму. Для отдельных бумаг предусмотрена функция автозаполнения.
Подпись
Чтобы заверить документ, не нужно нести его к руководителю или другому ответственному лицу. Юридической силой его наделяют при помощи электронной цифровой подписи. Занимает процедура пару секунд. Процесс постановки задач и контроля их выполнения также можно осуществлять через систему.
Обмен документами
Остались в прошлом курьерская и почтовая доставки. Не нужно доверять важные документы чужим людям и долго ожидать получения подписанного контрагентом варианта. Ознакомление и подписание в системе происходят онлайн и требуют не более 5 минут. С Star.Docs также просто сдавать отчетность в контролирующие органы.
Хранение и поиск
Огромные архивы и часы, потраченные на систематизацию, больше не нужны. Система самостоятельно отсортирует документы и найдет нужный по запросу.
Анализ и планирование
Star.Docs умеет собирать все необходимые для анализа данные. Достаточно задать параметры отбора, и вся необходимая для планирования информация сгруппирована. Кроме того, система может выполнить первичную аналитику.
Как перейти на электронный документооборот?
Сам по себе процесс перехода чрезвычайно простой. Сотрудники компании подключат и протестируют систему, предоставят обучающие материалы. Но следует позаботиться и о соблюдении норм закона при использовании сервиса электронного документооборота.
Чтобы перейти на ЭДО, необходимо:
- Создать документ (пока еще бумажный) о внедрении электронного документооборота. Это своеобразная инструкция, в которой прописаны основные нормы хранения, архивирования и использования электронных документов.
- Оформить электронную цифровую подпись. Сделать это можно в одном из аккредитованных центров, а также в Ощадбанке и Приватбанке.
- Подключить сервис электронного документооборота и провести обучение для сотрудников.
- Уведомить партнеров о переходе на электронный документооборот и подписать с ними договор-соглашение.
- Издать приказ по предприятию о переходе на электронный документооборот.
